Jakie wymogi formalne musi spełniać akt notarialny?

Akt notarialny to najwyższa z punktu widzenia prawnego forma potwierdzenia dokonania danej czynności i zarazem najpewniejsze zabezpieczenie interesów zainteresowanych stron. Sporządzenie aktu notarialnego to w niektórych przypadkach, np. związanych z przeniesieniem praw do nieruchomości, konieczność, a niekiedy dobrowolny wybór. Niezależnie od charakteru, akt notarialny musi spełniać określone wymogi formalne.

Kto może sporządzić akt notarialny?

Aby nadać danej czynności prawnej formę aktu notarialnego, czy to przez wzgląd na obowiązujące przepisy, czy też z dobrowolnego wyboru, niezbędne jest skorzystanie z usług notariusza, który jest gwarantem legalności przeprowadzanych działań i ochrony praw zainteresowanych stron. Do obowiązków notariusza należy ocena zarówno zgodności danej czynności z prawem, okoliczności i stanu faktycznego, jak i zdolności stron do jej dokonania. W praktyce oznacza to, że aby akt notarialny mógł zostać sporządzony, notariusz musi mieć pewność co do świadomości i woli stron.

Jeśli czynności sporządzania aktu towarzyszy oszustwo, groźba lub inna forma przymusu, taki dokument będzie nieważny. - Wyjaśnia ekspert reprezentujący szczecińską kancelarię notarialną Katarzyny Grzybowskiej. - To samo dotyczy braku świadomości jednej ze stron, co może być spowodowane np. ciężką chorobą umysłową bądź zaburzeniami osobowości.

W związku z tym konieczne jest spisanie specjalnego oświadczenia woli zainteresowanych osób, które zostaje odczytane przez notariusza i opatrzone podpisami. Do obowiązków urzędnika należy również udzielanie potrzebnych informacji i objaśnianie przeprowadzanych czynności.

Czego nie może zabraknąć w akcie notarialnym?

Do niezbędnych elementów aktu notarialnego należy data, miejsce i ewentualnie godzina jego sporządzenia wraz z uwzględnieniem szczegółowych danych dotyczących danej kancelarii notarialnej. Jeśli chodzi o informacje dotyczące zainteresowanych stron, to w akcie powinny znaleźć się ich pełne dane osobowe wraz z adresem zamieszkania oraz imionami rodziców. W przypadku podmiotów prawnych podaje się pełną nazwę oraz adres siedziby firmy. Dotyczy to również ewentualnych pełnomocników stron. W akcie nie może zabraknąć treści kluczowych (np. terminów, warunków, wysokości opłat) z punktu widzenia dokonywania określonej czynności, np. sprzedaży nieruchomości. Pod odczytanym aktem podpisuje się zarówno notariusz, jak i strony w nim uczestniczące.

Co jeszcze warto wiedzieć?

Pamiętajmy, że sporządzone akty notarialne nie trafiają do rąk zainteresowanych w wersji oryginalnej. Ta bowiem przechowywana jest przez pierwsze 10 lat w kancelarii, skąd następnie trafia do archiwum, natomiast strony uzyskują stosowne wypisy o takiej samej mocy prawnej co oryginalny akt.