Jak spełnić obowiązek informacyjny wobec członków rodziny beneficjenta ZFŚS

Na potrzeby związane z działalnością socjalną dochodzi do przetwarzania danych osobowych członków rodziny pracownika przez pracodawcę. Tym samym rolą pracodawcy jako administratora danych będzie sporządzenie i przekazanie członkom rodzony, których dane są przetwarzane klauzuli informacyjnej. Dowiedz się, jakie informacje przekazać członkom rodziny beneficjenta funduszu socjalnego w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych.

Prowadząc ZFŚS, przetwarzamy dane nie tylko wnioskodawcy

Zgodnie z art 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Ustalenia w powyższym zakresie wymagają przetwarzania danych osobowych członków rodziny pracownika. Nie na podstaw aby w takiej sytuacji odstąpić od sporządzenia i przekazania klauzuli informacyjnej członkom rodziny. Klauzula te będzie jednak różnić się od tej, która przekazywana jest osobie wnioskującej o przyznanie świadczenia. Przepisy art 13 RODO dotyczą informacji podawanych w przypadku zbierania danych od osoby której dane dotyczą, natomiast art 14 RODO reguluje kwestię informacji podawanych w przypadku pozyskiwania danych osobowych w sposób inny, niż od osoby której dane dotyczą. W przypadku danych osobowych pracownika, ponad wszelką wątpliwość są one pobierane od samego zainteresowanego, jednak w przypadku pobierania danych w zakresie członków jego rodziny na potrzeby ustalenia sytuacji pracownika wydaje się, że dane mogą być uzyskane za pośrednictwem pracownika – który wypełnia stosowne oświadczenia na potrzeby związane z uzyskaniem świadczeń z ZFŚS jak również bezpośrednio od osób których dane dotyczą – wówczas pracownik występuje wyłącznie w roli osoby przekazującej pracodawcy oświadczenie osoby lub osób należących do jego rodziny.

Ważne

W zależności od tego czy dane osobowe zostały zebrane bezpośrednio od osoby której dane dotyczą czy do pozyskania danych osobowych członków rodziny doszło w sposób niebezpośredni, podstawą prawną określającą zakres klauzuli informacyjnej w związku z ubieganiem się o świadczenia z ZFŚS będzie w konkretnym przypadku przepis art. 13 lub 14 RODO.

Treść klauzuli

Klauzula informacyjna dla członka rodziny wnioskodawcy powinna zawierać następujące informacje:

• tożsamość administratora oraz jego dane kontaktowe oraz jeżeli ma to zastosowanie – dane kontaktowe przedstawiciela administratora,
• dane kontaktowe inspektora ochrony danych,
• cele przetwarzania oraz podstawę prawną (działalność socjalna, regulacje kodeksu pracy dotyczące udostępniania danych osobowych – innych niż pracownika oraz ustawy o zfśs w zakresie ustalania sytuacji rodzinnej i materialnej pracownika),
• kategorie danych osobowych (typy i rodzaje danych),
• informacje o odbiorcach danych (Odbiorca” oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, któremu ujawnia się dane osobowe, niezależnie od tego, czy jest stroną trzecią).

Niezależnie od podania powyższych informacji, rolą administratora – pracodawcy jest podanie informacji niezbędnych dla zapewnienia rzetelności oraz przejrzystości przetwarzania danych, o których mowa w art 14 ust. 2 rozporządzenia RODO. Więcej porad dotyczących ochrony danych osobowych znajdziesz na stronie: https://www.poradyodo.pl/porady-ekspertow-97 Podstawa prawna

• Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. Dz.U. z 2018 r. poz 1316) – art. 8,
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE.L nr 119, str. 1) - art. 13, art. 14.

  Sebastian Kryczka Prawnik, ekspert portalu PoradyODO.pl