Jak spełnić obowiązek informacyjny wobec członków rodziny beneficjenta ZFŚS
Prowadząc ZFŚS, przetwarzamy dane nie tylko wnioskodawcy
Zgodnie z art 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Ustalenia w powyższym zakresie wymagają przetwarzania danych osobowych członków rodziny pracownika. Nie na podstaw aby w takiej sytuacji odstąpić od sporządzenia i przekazania klauzuli informacyjnej członkom rodziny. Klauzula te będzie jednak różnić się od tej, która przekazywana jest osobie wnioskującej o przyznanie świadczenia. Przepisy art 13 RODO dotyczą informacji podawanych w przypadku zbierania danych od osoby której dane dotyczą, natomiast art 14 RODO reguluje kwestię informacji podawanych w przypadku pozyskiwania danych osobowych w sposób inny, niż od osoby której dane dotyczą. W przypadku danych osobowych pracownika, ponad wszelką wątpliwość są one pobierane od samego zainteresowanego, jednak w przypadku pobierania danych w zakresie członków jego rodziny na potrzeby ustalenia sytuacji pracownika wydaje się, że dane mogą być uzyskane za pośrednictwem pracownika – który wypełnia stosowne oświadczenia na potrzeby związane z uzyskaniem świadczeń z ZFŚS jak również bezpośrednio od osób których dane dotyczą – wówczas pracownik występuje wyłącznie w roli osoby przekazującej pracodawcy oświadczenie osoby lub osób należących do jego rodziny.Ważne
W zależności od tego czy dane osobowe zostały zebrane bezpośrednio od osoby której dane dotyczą czy do pozyskania danych osobowych członków rodziny doszło w sposób niebezpośredni, podstawą prawną określającą zakres klauzuli informacyjnej w związku z ubieganiem się o świadczenia z ZFŚS będzie w konkretnym przypadku przepis art. 13 lub 14 RODO.Treść klauzuli
Klauzula informacyjna dla członka rodziny wnioskodawcy powinna zawierać następujące informacje:- tożsamość administratora oraz jego dane kontaktowe oraz jeżeli ma to zastosowanie – dane kontaktowe przedstawiciela administratora,
- dane kontaktowe inspektora ochrony danych,
- cele przetwarzania oraz podstawę prawną (działalność socjalna, regulacje kodeksu pracy dotyczące udostępniania danych osobowych – innych niż pracownika oraz ustawy o zfśs w zakresie ustalania sytuacji rodzinnej i materialnej pracownika),
- kategorie danych osobowych (typy i rodzaje danych),
- informacje o odbiorcach danych (Odbiorca” oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, któremu ujawnia się dane osobowe, niezależnie od tego, czy jest stroną trzecią).
- Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. Dz.U. z 2018 r. poz 1316) – art. 8,
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE.L nr 119, str. 1) - art. 13, art. 14.
Dziękujemy za ocenę artykułu
Błąd - akcja została wstrzymana